e-Faktura og e-Kreditnota

vP Faktura model Professionel indeholder fuld integreret e-Faktura og e-Kreditnota sending.
En sending foregår ved, at den ønskede faktura sendes krypteret fra programmet til en server der vedligeholdes af Vipilon. På denne server overføres fakturaen, via et offentligt nemhandelsmodul, til de forskellige fakturamodtagere, og der modtages bekræftelse om fakturaen blev modtaget, eller om den blev afvist.
Denne opbygning medfører, at man ikke skal installere hverken drivere, digitale signaturer eller andet på sin pc, for at få dette til at fungere.

I programmet er der nogle få begrænsninger:

  • Fakturamodtageren SKAL have et EAN lokationsnummer.
  • Fakturaafsenderen SKAL have et dansk CVR nummer.
  • En faktura skal være lavet excl. moms, da der ellers ville komme afrundigsfejl.

Men til gengæld en hel række fordele

  • Du skal ikke selv installere hverken drivere eller digitale signaturer.
  • Du skal ikke købe en service hos en anden udbyder for at få foretaget sendingen.
  • Du betaler kun for gennemførte sendinger.
  • Du kan nøjes med at forudbetale 25 sendinger, til kun 4,00 pr. sending.
  • Du kan også forudbetale op til 1000 sendinger, så kommer du ned på 1,50 pr. sending.
  • Dine forudbetalte sendinger bliver ikke for gamle efter 1 år, de kan altid bruges.
  • Du kan både sende e-Faktura og skrive almindelige fakturaer fra samme program. Dvs. kun et kundekartotek, et varekartotek og fakturanummeret passer, uanset hvordan fakturaen sendes.
  • Ud over e-Faktura kan du også sende e-Kreditnota.

Hver gang en sending er korrekt gennemført, fratrækkes automatisk et klip i det antal forudbetalte sendinger der er købt.

—  Kom I gang Vejledning —

Her er en lille kom-igang-vejledning for e-Fakturering (der er mere hjælp i online hjælpen som kommer frem ved tryk på F1 i programmet).
Med i prisen ved køb af programmet, er 10 gratis sendinger. Kun ved godkendte sendinger trækkes der et klip. Yderligere sendinger købes igennem webshoppen på denne adresse:
http://vipilon.dk/prestavipilondk/category.php?id_category=11
Der nævnes kun e-Faktura sending, men der kan også sendes e-Kreditnota. Det er samme fremgangsmåde.
Opsætning af vP Faktura, så der kan sendes e-Fakturaer:
Under Opsætning / Programopsætning er der et nyt faneblad, e-Faktura hvor felter skal udfyldes.
I bunden af skærmen er der en knap, Test forbindelsen. Ved tryk her, går der nogle få sekunder, så skulle der gerne komme et skilt ‘ Forbindelsen til serveren er i orden’. Hvis der kommer en fejlmeddelelse (fejl 53)  skal der klikkes på knappen ‘Genopfrisk IP’ nederst til venstre for af finde den rigtige server.
Der kommer sikkert et skilt om, at et program vil sende fra din pc, det giver du bare lov til. det er kun denne ene gang det kommer.
I bunden er der en knap mere, Test informationerne. Her testes om alt er tastet korrekt.
Klik ‘OK’ for at gemme opsætningen.

For at opdatere det antal forudbetalte sendinger der er tilbage, klikkes på knappen ‘Test de sendte e-Fakturaer’ (med 2 grønne pile).

Opsætning af kunder, der skal have fakturaer tilsendt som e-Fakturaer:
Ved opsætningen af hver kunde afkrydses ‘Med offentlige data’ og kendte felter udfyldes. ‘EAN lokationsnummer’ og ‘person Reference’ skal altid være udfyldt.

Sending af en e-Faktura:
Når man vælger ‘Udskriv faktura’ kan programmet selv se, at der er tale om en e-faktura, så her popper et nyt skærmbilled frem,  hvor felterne checkes, og de manglende felter udfyldes. Herefter klikkes på ‘Send som e-Faktura’.

Programmet vender nu tilbage til faktura oversigt. Her vises status med en farvet firkant. Man kan holde musen stille over firkanten for at læse lidt mere.
Gul = Modtaget af Vipilon ApS Nemhandelserveren.
Grøn = Modtaget og godkendt af fakturamodtageren. Fakturaen kan dog senere afvises (f.eks. hvis en kontrol viser at prisen ikke stemmer med det der
blev aftalt). Senere afvisninger vil ikke kunne ses i dette system.
Rød = Afvist af fakturamodtageren.

For at opdatere visningen klikkes på knappen ‘Test de sendte e-Fakturaer’ (med 2 grønne pile).

Ved fejl (Rød prik) holdes musen stille over den røde prik, så står årsagen til afvisningen. fejlen rettes, og der trykkes på ‘Vis og udskriv faktura’ for at sende e-Fakturaen igen.
Mere hjælp til e-Faktura:  Spørgsmål og Svar